Center Event Schedule
For smooth workflow
Document Management Regulations
1. 📂[Documents are primarily stored in the cloud]
Save documents to cloud storage like Dropbox or Google Drive, and avoid saving them only to a local PC or USB drive.
2. 🗂 Organize folders by fiscal year and category
Example: Dropbox Folder Structure
Folder names should include "Fiscal Year" + "Document Type"
📂 Uwajima NPO Center Documents
├ 📁 ◯FY2024 (Completed)
├ 📁 ■FY2025 (In Progress)
│ ├ 📁 Meeting Materials
│ ├ 📁 Application Forms
│ ├ 📁 External Collaboration Projects
│ └ 📁 Approval Documents
└ 📁 Past Records (Backup)
3. 📝 [File names: "Date + Creator + Content"]
Examples:
- 2025-06-30_Yamada_BoardMeetingMinutes.docx
- 2025-05-10_Sato_ZoomInvoice.pdf
→ Always include the creator's name and creation date in the filename to clarify the revision history and accountability.
4. ✅【Clarify Document Approval and Finalization Process】
Create drafts in your "Personal Folder" and move them to the "Shared Folder" once finalized.
5. 🖊 [Approvals recorded with online signatures]
Utilize Jotform, PDF signatures, etc., to store approved documents with signatures
6. 🔐【Minimum Access Privileges and Regular Review】
Clearly define who can access which folders (e.g., read-only, edit permissions)
7. 🆘 [Prepare for backup and recovery]
Dropbox and similar services have "version history" and "deleted file recovery" features.
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