Secretariat menu (sample)
📂 Uwajima NPO Center Documents
|
├📁【URGENT】Uwajima City Collaborative Town Development Promotion Proposal for FY2026
|
├ 📁 ◯Documents from FY2025 (in the process of being moved to Dropbox)
| ├ 📁 Meeting Materials
| ├ 📁 Application Documents
| ├ 📁 External Collaboration Projects
| └ 📁 Approval Documents
|
├ 📁 ▪️Documents up to FY2024
| ├📁 ▪️FY2024
| ├📁 ▪️FY2023
| ├📁 ▪️FY2022
| ├📁 ▪️FY2021
| ├📁 ▪️FY2020
| └📁 ▪️FY2019
|
└ 📁 Past Materials (Backup)
【Note】The black square (◼️) at the beginning of a folder name indicates that the center-related documents are on Google, while the white circle (○) indicates that the documents are on the NPO Center's Dropbox server. In the future, we plan to move past files from Google Docs to the center's dedicated Dropbox server.
For smooth workflow
Document Management Regulations
1. 📂[Documents are primarily stored in the cloud]
Save documents to cloud storage like Dropbox or Google Drive, and avoid saving them only to a local PC or USB drive.
2. 🗂 Organize folders by fiscal year and category
Example: Dropbox Folder Structure
Folder names should include "Fiscal Year" + "Document Type"
📂 Uwajima NPO Center Documents
├ 📁 ◯FY2024 (Completed)
├ 📁 ■FY2025 (In Progress)
│ ├ 📁 Meeting Materials
│ ├ 📁 Application Forms
│ ├ 📁 External Collaboration Projects
│ └ 📁 Approval Documents
└ 📁 Past Records (Backup)
3. 📝 [File names: "Date + Creator + Content"]
Examples:
- 2025-06-30_Yamada_BoardMeetingMinutes.docx
- 2025-05-10_Sato_ZoomInvoice.pdf
→ Always include the creator's name and creation date in the filename to clarify the revision history and accountability.
4. ✅【Clarify Document Approval and Finalization Process】
Create drafts in your "Personal Folder" and move them to the "Shared Folder" once finalized.
5. 🖊 [Approvals recorded with online signatures]
Utilize Jotform, PDF signatures, etc., to store approved documents with signatures
6. 🔐【Minimum Access Privileges and Regular Review】
Clearly define who can access which folders (e.g., read-only, edit permissions)
7. 🆘 [Prepare for backup and recovery]
Dropbox and similar services have "version history" and "deleted file recovery" features.
Blog Articles
View all-
【メディアラボ】宇和島・津波避難まち歩き｜大本敬久先生 第2回特別講座 開催レポート
宇和島NPOセンター大本敬久先生と宇和島市中心部を歩き、地震・津波への備えを考えました。第1回から第3回までの講座を、学生たちがテーマを選び、取材・記事作成に取り組む共同研究教材へ。地域の学びを次年度、その先の参加者へつなげていきます。We walked through the center of Uwajima City with Professor Takahisa Omoto and considered preparations for earthquakes and tsunamis. The lectures from the first to the third session will be...
【メディアラボ】宇和島・津波避難まち歩き｜大本敬久先生 第2回特別講座 開催レポート
宇和島NPOセンター大本敬久先生と宇和島市中心部を歩き、地震・津波への備えを考えました。第1回から第3回までの講座を、学生たちがテーマを選び、取材・記事作成に取り組む共同研究教材へ。地域の学びを次年度、その先の参加者へつなげていきます。We walked through the center of Uwajima City with Professor Takahisa Omoto and considered preparations for earthquakes and tsunamis. The lectures from the first to the third session will be...
-
【メディアラボ】地域ブランディングと情報発信｜第3回特別講座 清家正亀理事 編
宇和島NPOセンター生徒とつくったホームページ、海外のお客様との交流、災害のときに届いた支援。清家正亀理事が、地域から世界へ発信してきた経験を振り返りました。伝え続けることで育つ信頼と、写真や言葉でふるさとの記憶を残す意味を、具体的なエピソードから考えます。A website created with a student, conversations with overseas customers, and support received during disasters—Masaki Seike reflects on years of connecting his community with the wider world. Through personal experiences,...
【メディアラボ】地域ブランディングと情報発信｜第3回特別講座 清家正亀理事 編
宇和島NPOセンター生徒とつくったホームページ、海外のお客様との交流、災害のときに届いた支援。清家正亀理事が、地域から世界へ発信してきた経験を振り返りました。伝え続けることで育つ信頼と、写真や言葉でふるさとの記憶を残す意味を、具体的なエピソードから考えます。A website created with a student, conversations with overseas customers, and support received during disasters—Masaki Seike reflects on years of connecting his community with the wider world. Through personal experiences,...
-
【メディアラボ】地域ブランディングと情報発信｜第3回特別講座 大本敬久先生編
宇和島NPOセンターいつもの景色や地元の食べ物も、そこに暮らす人の話を聞くと、違って見えてきます。大本敬久先生を迎えた第3回特別講座では、宇和島の歴史や食文化を手がかりに、地域の魅力を見つけて伝える方法を学びました。参加者同士で取り組んだインタビュー実習とともにご紹介します。Familiar landscapes and local foods take on new meaning when we hear the stories behind them. At Uwajima Media Lab’s third special lecture, Takahisa Oomoto explored how history, culture and...
【メディアラボ】地域ブランディングと情報発信｜第3回特別講座 大本敬久先生編
宇和島NPOセンターいつもの景色や地元の食べ物も、そこに暮らす人の話を聞くと、違って見えてきます。大本敬久先生を迎えた第3回特別講座では、宇和島の歴史や食文化を手がかりに、地域の魅力を見つけて伝える方法を学びました。参加者同士で取り組んだインタビュー実習とともにご紹介します。Familiar landscapes and local foods take on new meaning when we hear the stories behind them. At Uwajima Media Lab’s third special lecture, Takahisa Oomoto explored how history, culture and...
