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スムーズな仕事のための
書類管理規則
1. 📂【文書の格納場所はクラウドが基本】
文書はDropboxやGoogle Driveなどのクラウドストレージに保存し、ローカルPCやUSBメモリにのみ保存しない。
2. 🗂【年度・カテゴリ別にフォルダを整理】
例：Dropboxフォルダ構成
フォルダ名には「年度」＋「文書の種類」を記載
📂 宇和島NPOセンター文書
├ 📁 ◯2024年度（完了済み）
├ 📁 ■2025年度（作業中）
│ ├ 📁 会議資料
│ ├ 📁 申請書類
│ ├ 📁 外部連携事業
│ └ 📁 決裁書類
└ 📁 過去資料（バックアップ）
3. 📝【ファイル名には「日付＋作成者＋内容」】
例：
- 2025-06-30_山田_理事会議事録.docx
- 2025-05-10_佐藤_Zoom請求書.pdf
→ 作成者の名前と作成日を必ずファイル名に入れることで、更新履歴と責任の所在が明確になる
4. ✅【文書の承認・確定の流れを明確化】
草案は「個人フォルダ」で作成し、確定後「共有フォルダ」に移動
5. 🖊【決裁はオンライン署名で記録】
JotformやPDF署名などを活用し、決裁済み文書は署名付きで保管
6. 🔐【アクセス権は最小限・定期見直し】
誰がどのフォルダにアクセスできるかを明確に設定（閲覧専用／編集権限など）
7. 🆘【バックアップ・復元にも備える】
Dropboxなどには「バージョン履歴」「削除復元」機能あり
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